Privacy

Personal Data about you that we may collect and use includes:

• Information about who you are e.g. your name, national identity card number, date of birth and contact details such as contact number, postal and email address
• Information connected to your product or service with us e.g. your bank account details
• Information about your contact with us e.g. meetings, phone calls, emails / letters
• Information that is automatically collected e.g. via cookies when you visit one of our websites
• Information if you visit our offices e.g. visual images collected via closed circuit television (CCTV)
• Information classified as ‘sensitive’ personal data e.g. relating to your health
• Information you provide when sharing your contact details at events, conferences, meetings, or other professional engagements (e.g. through business cards or event registration forms)

We collect and use sensitive personal data only where we have obtained your explicit consent to process such data; This data will only be collected and used where needed to provide the product or service requested by you or to comply with legal obligations.

We may collect your personal data directly from you, or from a variety of sources, including:

• An application form for a product or service
• Phone conversations with us
• Emails or letters you send to us
• Meetings with one of our business development or relationship managers
• Registering for one of our events
• Participating in research surveys to help us understand you better and improve our products and services
• Attachments you open with newsletters that are sent to you electronically
• Entering competitions e.g. to win tickets to a sporting event which we sponsor
• Our online services such as websites, social media and mobile device applications (‘Apps’). We may also collect personal data about you from places such as business directories and other commercially or publicly available sources for reasons such as to check or improve the information we hold about you or to give better contact information if we are unable to contact you directly
• If you have a financial adviser, the information we collect, and use will most likely have been provided by them on your behalf

We take your privacy seriously and we will only ever collect and use data which is personal to you where it is necessary, fair and lawful to do so. We will collect and use your personal data only if we are able to satisfy one of the lawful processing conditions set out in the data protection laws. This will be the case where:

• It’s necessary to provide the product or service you have requested e.g. if you wish to invest in one of our funds or products, we will require some personal information which may include your name, address, date of birth, and bank account details
• It’s necessary for us to meet our legal or regulatory obligations e.g. to send you Annual Statements, tell you about changes to Terms and Conditions or for the detection and prevention of fraud
• If you are a prospective client or contact, we may use your information to follow up on your interest in our services, send you relevant updates, or invite you to future events, in accordance with Malaysia’s data protection laws
• You have given us your permission (consent) to use your personal data e.g. if we are collecting and using your sensitive personal data or for certain types of direct marketing

Where it is obligatory for you to provide your personal data in order to receive our services, you will be informed. If you do not provide this personal data, we will not be able to provide the services.

We sometimes use systems to make automated decisions based on personal data we have – or are allowed to collect and use from others – about you. These automated decisions can affect the products, services or features we offer you now or in the future. We use automated decisions in the following ways:

• Tailoring products and services e.g. placing you in groups with similar customers to make decisions about the products and services we may offer you to help meet your needs
• When designing and enhancing our online services to help meet your requirements for ongoing guidance and support

We may share your personal data internally and with third parties for the reasons outlined in ‘Why we collect and use your personal data’.

We will share your personal data with:

• Credit reference agencies for the purposes of conducting a credit check and ID verification
• Your adviser, trustee, business associate, professional advisor where this is required as part of the product or service you have agreed with us
• Companies we have chosen to support us in the delivery of the products and services we offer to you and other customers e.g. research, consultancy or technology companies who help us improve our service to you
• Companies who can help us in our contact with you, for example an internet service provider
• Our regulators; including the Personal Data Protection Department in Malaysia, Securities Commission of Malaysia and other relevant regulators
• Law enforcement and other appointed agencies who support us (or where they request the personal data) in the prevention and detection of crime, and Inland Revenue Board of Malaysia for the purposes of tax reporting where necessary

The majority of your personal data is processed in Malaysia.

However, some of your personal data may be processed by us or the third parties we work with outside of Malaysia.

Where your personal data is being processed outside of Malaysia, we take additional steps to ensure that your personal data is protected to at least an equivalent level as would be applied by Malaysian data privacy laws e.g. we will put in place legal agreements with our third-party suppliers and regularly check to ensure they meet these obligations.

We take information and system security very seriously and we strive to comply with our obligations at all times. Any personal data which is collected; recorded or used in any way; whether on paper, online or any other media, will have appropriate safeguards applied in line with our data privacy obligations.

Your personal data is protected by controls designed to minimise loss or damage through accident, negligence or deliberate actions. Our employees also protect sensitive or confidential information when storing or transmitting personal data electronically and must undertake annual training on this.

Our security controls are aligned to industry standards and good practice; providing a control environment that effectively manages risks to the confidentiality, integrity and availability of your personal data.

In the event of a personal data breach, we will assess whether it is notifiable under the Personal Data Protection Act 2010 (PDPA). Where required, we will notify the relevant authorities as soon as practicable and no later than 72 hours after becoming aware of the breach. Where the breach is likely to result in significant harm to affected individuals, we will also notify those individuals without unnecessary delay and in accordance with applicable legal requirements.

To provide your product or investment and meet our legal and regulatory obligations, we keep your personal data and copies of records we create (e.g. calls with us) while you are a [prospective] client or investor.

Even when you no longer have a relationship with us, we are required to keep personal data for different legal and regulatory reasons. The length of time will vary, and we regularly review our retention periods to make sure they comply with all laws and regulations.

You have a number of rights under PDPA data protection laws which may be exercised in certain circumstances. These are:

• the right to be informed about how and why we are processing your personal data
• the right of access to personal data relating to you
• the right to correct or update your personal data
• the right to withdraw your consent to processing where consent is relied upon
• the right to prevent processing likely to cause damage or distress
• the right to object to or prevent processing for direct marketing purpose
• the right to data portability, where provided by applicable law

For more information on your rights and how to exercise them please contact us.

We will always strive to collect, use and safeguard your personal data in line with data protection laws. If you do not believe we have handled your personal data as set out in our Privacy Policy, please let us know immediately.

While we hope that we can resolve any complaints for you, you have the option complain to the Personal Data Protection Commissioner (PPDP), the local data privacy authority in Malaysia. This is available whether you have exhausted our complaints procedure.

The Personal Data Protection Commissioner (PPDP) can be contacted at the following address:

Aras 8, Galeria PjH,
Jalan P4W, Persiaran Perdana,
Presint 4, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,
62100 Putrajaya, Malaysia.

Tel: 03-8000 8000 (MyGCC)
Email: aduan(at)pdp.gov.my

Antara kegunaan Data Peribadi anda yang kami perolehi, termasuklah:

• Maklumat mengenai siapa diri anda, contohnya nama, nombor kad pengenalan, tarikh lahir, nombor telefon, alamat rumah serta alamat e-mel
• Maklumat berkaitan produk atau servis kami, seperti data akaun bank
• Maklumat berkenaan cara anda menghubungi kami, contohnya panggilan telefon, e-mel atau surat
• Maklumat yang perolehi secara automatik, seperti penggunaan cookie apabila anda melayari laman web kami
• Maklumat yang kami perolehi apabila anda melawat pejabat kami, seperti imej anda kami melalui siaran televisyen litar tertutup (CCTV)
• Maklumat peribadi yang boleh diklasifikasikan sebagai ‘sensitif’, seperti maklumat kesihatan anda

Di mana maklumat sensitif yang kami perolehi dan gunakan, maklumat ini hanya akan dikumpulkan dan digunakan jika terdapat keperluan untuk menyediakan produk atau servis yang diminta, atau untuk memenuhi kepatuhan kepada kewajipan undang-undang, dan juga di mana kami telah perolehi persetujuan eksplisit dari anda untuk tujuan pemprosesan. 

Terdapat pelbagai kaedah pengumpulan data, di antaranya termasuklah:

• Borang permohonan bagi mendapatkan produk atau servis
• Perbualan telefon dengan kami
• E-mel atau surat-menyurat kepada kami
• Mesyuarat bersama staf kami
• Pendaftaran untuk salah satu acara anjuran kami
• Penyertaan anda dalam kaji selidik untuk membantu kami memahami anda dengan lebih baik serta memperbaiki produk dan servis kami
• Lampiran yang akan buka bersama “newsletter” yang dihantar kepada anda secara elektronik
• Penyertaan dalam pertandingan, contohnya untuk memenangi tiket untuk menyaksikan acara sukan tajaan kami
• Perkhidmatan dalam talian kami seperti laman web, media sosial dan aplikasi peranti mudah alih (“Aplikasi”). Kami juga mungkin memperoleh data peribadi anda daripada sumber seperti direktori perniagaan serta sumber komersial atau awam yang tersedia, bagi tujuan seperti menyemak atau menambah baik maklumat yang kami simpan tentang anda, atau untuk mendapatkan maklumat hubungan yang lebih tepat sekiranya kami tidak dapat menghubungi anda secara langsung
• Sekiranya anda mempunyai penasihat kewangan, maklumat yang kami perolehi serta gunakan lazimnya telah dikemukakan oleh pihak tersebut bagi mewakili anda

Kami mengambil pendekatan yang serius dalam menguruskan data peribadi anda, dan kami akan hanya mengumpul dan menggunakan data peribadi anda apabila perlu, adil dan secara sah mengikut undang-undang. Kami hanya akan mengumpul dan menggunakan data peribadi tersebut untuk memenuhi salah satu keperluan proses undang-undang seperti yang dinyatakan di dalam akta perlindungan data, seperti berikut:

• Kami perlu memproses data anda untuk menyediakan produk atau perkhidmatan yang anda minta -contohnya, jika anda ingin melabur dalam mana-mana dana atau produk kami, kami akan memerlukan maklumat peribadi tertentu seperti nama, alamat, tarikh lahir dan butiran akaun bank anda. 
• Kami perlu memproses data anda bagi memenuhi kewajipan undang-undang atau peraturan - contohnya, untuk menghantar Penyata Tahunan kepada anda, memaklumkan tentang perubahan kepada Terma dan Syarat kami, atau bagi tujuan pengesanan dan pencegahan penipuan.
• Anda telah memberikan persetujuan kepada kami untuk menggunakan data peribadi anda, contohnya jika kami mengumpul dan menggunakan data peribadi sensitif anda atau bagi jenis pemasaran langsung tertentu.

Di mana merupakan kewajipan kepada anda untuk memberikan data peribadi anda bagi mendapatkan servis kami, maka anda akan dimaklumkan. Sekiranya anda tidak memberikan data peribadi tersebut, maka kami tidak akan dapat menyediakan perkhidmatan kepada anda.

Terdapat situasi di mana kami mungkin akan menggunakan sistem untuk membuat keputusan secara automatik berdasarkan data yang kami perolehi – atau kami dibenarkan untuk mengumpul dan menggunakan data tersebut dari pihak lain. Keputusan secara automatik ini akan memberi kesan terhadap produk, servis atau ciri-ciri yang kami tawarkan pada masa sekarang, atau di masa hadapan. Kami menggunakan keputusan secara automatik dalam keadaan yang berikut:

• Untuk menyesuaikan produk dan servis, seperti meletakkan anda di dalam kumpulan atau kategori yang sama dengan pelanggan yang mempunyai ciri-ciri yang sama dalam membuat keputusan berkenaan produk atau servis yang kami tawarkan.
• Untuk merancang dan meningkatkan servis dalam talian untuk memenuhi keperluan anda bagimendapatkan nasihat dan sokongan kami secara berterusan.

Kami mungkin akan berkongsi data peribadi anda secara dalaman, dan juga pihak ketiga atas sebab-sebab yang telah dinyatakan di dalam ’Kenapa kami mengumpul dan menggunakan data peribadi anda’.

Kami akan berkongsi data peribadi anda kepada:

• Agensi rujukan kredit bagi tujuan pemeriksaan kredit dan pengesahan kad pengenalan
• Penasihat, pemegang amanah, rakan perniagaan, penasihat profesional anda, di mana ia menjadi sebahagian daripada keperluan untuk mendapatkan produk dan servis yang telah anda persetujui
• Syarikat yang telah kami pilih untuk memberi sokongan untuk menyediakan produk dan servis yang kami tawarkan kepada pelanggan. Contohnya, penyelidikan, perundingan atau syarikat teknologi yang dapat membantu kami untuk memperbaiki mutu servis kami
• Syarikat yang dapat membantu kami untuk berhubung dengan anda, seperti syarikat perkhidmatan internet
• Penguatkuasa, termasuklah Jabatan Perlindungan Data Peribadi di Malaysia, Suruhanjaya Sekuriti Malaysia dan lain-lain penguatkuasa yang berkaitan
• Penguatkuasaan undang-undang dan lain-lain agensi yang dilantik untuk memberi sokongan kepada kami (atau atas permintaan untuk mendapatkan data peribadi) bagi mengesan dan mencegah jenayah; dan Lembaga Hasil Dalam Negeri bagi tujuan laporan cukai, jika berkenaan

Sebahagian besar data peribadi anda diproses di Malaysia.

Walaubagaimanapun, sebahagian dari data peribadi anda akan diproses oleh pihak ketiga yang terletak di luar Malaysia, iaitu di negara-negara seperti Amerika Syarikat, Hong Kong, Singapura dan India.

Di mana data peribadi anda diproses di luar Malaysia, kami akan mengambil langkah-langkah tambahan untuk memastikan data peribadi anda adalah dilindungi, sekurang-kurangnya menyamai undang-undang data peribadi yang berkuatkuasa di Malaysia, contohnya perjanjian yang telah ditandatangani bersama pihak ketiga tersebut dan membuat pemeriksaan dari semasa ke semasa untuk memastikan mereka mematuhi akta yang berkenaan.

Kami mengambil serius maklumat dan sistem sekuriti kami dan sentiasa berusaha untuk mematuhi keperluan undang-undang pada setiap masa. Setiap data peribadi yang dikumpul, dirakam atau digunakan melalui pelbagai cara, samada di atas kertas, secara talian atau lain-lain media, akan dilindungi menurut polisi data peribadi kami.

Data peribadi anda adalah dilindungi melalui sistem kawalan yang direka untuk meminimakan kerugian atau kemusnahan akibat kemalangan, kecuaian atau perbuatan yang disengajakan. Staf kami juga mengambil berat tentang sensitiviti perlindungan atau kerahsiaan maklumat apabila menyimpan atau membuat penghantaran data peribadi secara eletronik. Kami juga mewajibkan staf kami untuk menjalani latihan tahunan berkenaan perkara tersebut.

Kawalan sekuriti kami juga baik serta menepati standard industri; dengan menyediakan persekitaran kawalan yang berkesan dalam menguruskan risiko kerahsiaan, integriti dan kedapatan data peribadi anda.

Sekiranya berlaku pelanggaran data peribadi, kami akan menilai sama ada pelanggaran tersebut tertakluk kepada keperluan notifikasi di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA). Jika diperlukan, kami akan memaklumkan pihak berkuasa yang berkaitan secepat yang munasabah dan tidak lewat daripada 72 jam selepas menyedari pelanggaran tersebut. Sekiranya pelanggaran tersebut berkemungkinan menyebabkan kemudaratan yang ketara kepada individu yang terjejas, kami juga akan memaklumkan individu berkenaan tanpa kelewatan yang tidak perlu serta mengikut keperluan undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa.

Dalam menyediakan produk atau pelaburan, dan juga untuk memenuhi kepatuhan undang-undang, kami akan menyimpan data peribadi dan salinan rekod yang telah kami buat (contohnya panggilan telefon) sepanjang tempoh anda sebagai pelanggan kami.

Apabila anda tidak lagi menjadi pelanggan kami, kami akan masih menyimpan data peribadi anda atas keperluan undang-undang. Tempoh peyimpanan tersebut adalah mengikut keperluan undang-undang semasa.

Anda mempunyai hak tertentu di bawah PDPA yang boleh digunakan dalam keadaan tertentu, seperti berikut:

• Hak untuk diberitahu berkenaan bagaimana dan kenapa kami memproses data peribadi anda
• Hak akses kepada data peribadi anda
• Hak untuk memperbetulkan atau mengemas kini data peribadi anda
• Hak untuk menarik balik persetujuan anda terhadap pemprosesan data peribadi apabila pemprosesan tersebut berdasarkan persetujuan anda
• Hak untuk menghalang pemprosesan jika ia boleh menyebabkan kerosakan atau kesukaran
• Hak untuk membantah atau menghalang pemprosesan data peribadi bagi tujuan pemasaran langsungHak untuk pemindahan data, jika dibenarkan oleh undang-undang

Untuk maklumat lebih lanjut tentang hak anda dan bagaimana untuk menuntut hak anda, sila hubungi kami.

Kami sentiasa berusaha untuk mengumpul, mengunakan dan melindungi data peribadi anda mengikut undang-undang perlindungan data. Jika terdapat sebarang pertanyaan, sila hubungi kami dan kami akan mengambil tindakan segera.

Sementara kami dalam proses untuk menyelesaikan aduan anda, anda mempunyai pilihan untuk membuat aduan dengan menghubungi Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi (PPDP), iaitu pihak yang berwajib ke atas data privasi di Malaysia. Pilihan ini adalah terbuka untuk anda, samada anda memahami prosedur aduan kami atau tidak.

Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi (PPDP) boleh dihubungi di alamat seperti di bawah:

Aras 8, Galeria PjH,
Jalan P4W, Persiaran Perdana,
Presint 4, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,
62100 Putrajaya, Malaysia.

Tel: 03-8000 8000 (MyGCC)
Emel: aduan(at)pdp.gov.my